نظر به اهمّیت گفت‌و‌گو، تعامل، هم‌فکری، مشورت، نقد و شفافیت و نیز پیامد‌های ارزشمند آنها شامل رفع سوءتفاهم‌ها، افزایش همدلی، ارتقاء سرمایۀ اجتماعی، تقویت حس تعلّق، بالارفتن سطح رضایت و نهایتاً بهبود بهره‌وری، طرح برگزاری گفت‌و‌گو‌های سالانه دربارۀ مسائل داخلی در دستورکار معاونت فرهنگی و اجتماعی دانشگاه قرار گرفت.

ایدۀ این طرح در سال ۱۳۹۹ و در راستای عزم و برنامۀ معاونت فرهنگی و اجتماعی برای «نهادینه‌سازی گفتگو در دانشگاه» مطرح شد و نسخۀ اوّلیۀ آن نیز اوایل سال ۱۴۰۰ تدوین گردید.

طرح مورد نظر همچنین در شورای فرهنگ عمومی استان مطرح، در جلسۀ ۱۲۸ شورای نامبرده به‌عنوان یکی از راهکار‌های بهبود فضای فرهنگی دانشگاه‌های استان تصویب و طی نامۀ شمارۀ ۱۲۶۴۱/۰۱/۱۲ مورخ ۱۴۰۱/۱۰/۱۲ ابلاغ گردید.

در جلسۀ مورّخ ۱۴۰۲/۰۶/۰۵ شورای فرهنگی و اجتماعی دانشگاه رازی مصوب شد که جدول زمانی گفت‌و‌گو‌های سالیانۀ داخلی در سایت دانشگاه درج و اجرای آن در دستورکار قرار گیرد.

این طرح نهایتاً مورخ ۱۴۰۳/۱۲/۲۱ در جلسۀ هیئت‌رئیسۀ دانشگاه نیز مطرح شد و مورد تصویب قرار گرفت.

تفاوت اصلی این نوع نشست‌ها با سایر جلسات مشابه در این است که عموم جلسات متداول اداری ماهیتی «از بالا به پایین» دارند (از لحاظ تعیین موضوع، تقسیم‌بندی زمان و غیره). درمقابل، گفت‌و‌گو‌های دیده‌شده در این طرح ماهیت «از پایین به بالا» دارند و مسئولان عمدتاً شنونده خواهند بود.

در قالب این طرح، جهت حرکت در مسیر نهادینه‌سازی گفت‌و‌گو در دانشگاه ۳ نوع گفتگوی زیر تعریف شده است.

۱. گفت‌و‌گو‌های «گزارش و نقد عملکرد»

در قالب این نوع گفتگوها، مسئولان هر یک بخش‌های اصلی دانشگاه (ریاست، معاونت‌ها و غیره) یک بار در سال و در بازۀ زمانی مشخصی، عملکرد خود را در معرض نقد و گفت‌و‌گو می‌گذارند، در راستای بهبود سیاست‌ها، رویکردها، برنامه‌ها و تصمیم‌های خود با دانشگاهیان به مشورت می‌نشینند و ایده‌ها و پیشنهاد‌های احتمالی را دریافت می‌کنند.

۲. گفت‌و‌گو‌های داخلی مدیران و کارکنان هر بخش

در قالب این دسته گفتگوها، مسئولان و کارکنان هر بخش لااقل یکبار در سال و در بازۀ زمانی مشخصی بایکدیگر به گفت‌و‌گو می‌نشینند و دربارۀ اموری از قبیل مسائل و مشکلات احتمالی کار، راهکار‌های رفع آنها، پیشنهاد‌هایی جهت بهبود بهره‌وری، ایده‌هایی برای افزایش اثربخشی و ... هم‌فکری می‌کنند.

۲. نشست‌های صمیمانه با مسئولان پیشین

این قالب از گفت‌و‌گو‌ها برای سه سطح مدیریتیِ ریاست دانشگاه، معاونان دانشگاه و رؤسای دانشکده‌ها تعریف شده است که سالانه یکبار با اشخاصی که طی سال‌های گذشته در سمت آنان قرار داشته‌اند نشست و گفتگویی صمیمانه برگزار و از تجربیات آنها استفاده می‌کنند.

تکمیل طرح

در مرحلۀ اوّل، طرح گفت‌و‌گو‌های سالانه دربارۀ مسائل داخلی دانشگاه در سطح ریاست و معاونت‌های دانشگاه و با مشارکت آنان (در تعیین زمان‌بندی برگزاری هر گفت‌و‌گو) تکمیل شده و اجرای آن در دستورکار معاونت فرهنگی و اجتماعی قرار گرفته است.

به امید خدا، زمان‌بندی گفت‌و‌گو‌های مربوط به سایر بخش‌های دانشگاه (دانشکده‌ها و غیره) نیز به‌مرور و با مشارکت خود آنها در طرح گنجانده خواهد شد.

همچنین، ممکن است با مشخص شدن نواقص احتمالی طرح در اجرا یا با پیشنهاد‌های دانشگاهیان جهت بهبود آن به‌تدریج در این طرح تغییرات و اصلاحاتی اعمال شود.

معاونت فرهنگی و اجتماعی دانشگاه امیدوار است از طریق اجرای این طرح و با مشارکت تمام دانشگاهیان بتواند در راستای نهادینه‌سازی گفت‌و‌گو در دانشگاه گام‌های مؤثّری بردارد.

تدوین‌کننده

ایده‌پردازی اوّلیه، تدوین طرح (با مشورت مدیران فرهنگی و سایر دانشگاهیان) و پیگیری تصویب طرح در مراجع مختلف توسّط دکتر وحید احسانی (کارشناس مسئولیت اجتماعی در معاونت فرهنگی و اجتماعی دانشگاه) صورت گرفته و مسئولیت اجرای آن نیز با ایشان است.

دانشگاهیان (اعضای هیئت علمی، دانشجویان و کارمندان) می‌توانند نکات و پیشنهاد‌های خود در رابطه با این طرح را با دکتر احسانی در میان بگذارند.

مشاهدۀ طرح

طرح گفتگوهای سالانه دربارۀ مسائل داخلی دانشگاه (شامل جداول زمان‌بندیِ سه نوع گفتگوی معرّفی شده).